Fluxo do Processo de Trancamento de Matrícula no SIGAA

1. Introdução

Fora do período estabelecido em calendário acadêmico, em virtude de um dos motivos listados na RDP, só poderão ser solicitados diretamente no Registro Acadêmico, mediante apresentação de documentação comprobatória.

“O trancamento de matrícula poderá ser realizado excepcionalmente em qualquer época do período letivo por uma das situações relacionadas a seguir:

I - convocação para prestar serviço militar;

II - funcionário público civil ou militar, ou empregado de empresa privada que por razão de serviço, necessita ausentar-se de sua sede compulsoriamente;

III - incapacitação por doença, mediante atestado na forma da Lei;

IV - acompanhamento de cônjuge, ascendentes ou descendentes, para tratamento de saúde;

Parágrafo único. Nas situações previstas no incisos II e IV a solicitação somente será deferida caso o período de afastamento ultrapasse a 25% (vinte e cinco por cento) dos dias letivos previstos para o período letivo.“

(Art. 84 e 149 - RDP)

São três os atores principais deste processo:

1. DISCENTE: efetua a solicitação de trancamento de matrícula

2. REGISTRO ACADÊMICO: quando solicitação fora do prazo, verifica documentos comprobatórios para os caso que podem ser solicitados a qualquer tempo; Efetiva o trancamento de matrícula no SIGAA.

3. COORDENAÇÃO DE CURSO: Verifica se discente obedece aos requisitos que possibilitam o trancamento de matrícula;

2. Papel dos Discentes do Curso

O trancamento de matrícula é a suspensão oficial das atividades acadêmicas do aluno, garantindo a manutenção do vínculo com o curso. O trancamento de matrícula é solicitado pelo aluno, através do Portal Discente, dentro do período estabelecido em calendário acadêmico.

2.1. Solicitar Trancamento de Matrícula (Via Portal Discente)

O fluxo do processo de trancamento de matrícula inicia-se com a solicitação, pelo discente, em período estabelecido no calendário acadêmico e possui as seguintes características:

1. Nos cursos técnicos, somente os com oferta periódica poderá ser solicitado trancamento de matrícula, no prazo estabelecido no calendário acadêmico.

2. O trancamento só poderá ser solicitado pelo aluno a partir do segundo período letivo do curso.

3. O período máximo total de trancamento, para Cursos Técnicos com oferta periódica, será de dois períodos letivos; para Cursos de Graduação, de 4 períodos letivos consecutivos ou não;.

4. O período de trancamento não será contabilizado no prazo de integralização do curso.

5. A data limite para solicitação de trancamento será estabelecida em calendário acadêmico.

6. Ao aluno matriculado em curso em processo de extinção não será permitido o trancamento.

7. A data limite para solicitação de trancamento é equivalente a 25% (vinte e cinco por cento) do período letivo, nos Cursos de Graduação;

O aluno é informado das regras para efetivação do trancamento de matrícula, que variam de acordo com o nível de curso.

Após a impressão do documento, o aluno deve apresentá-lo ao Coordenador de Curso e ao Registro Acadêmico.

Atualmente o SIGAA não está fazendo o trancamento automático após determinado prazo de dias. Então o aluno deverá apresentar este documento  gerado pelo sistema ao coordenador de curso, para ele dar ciência do referido trancamento (e verificação dos requisitos para efetivar o trancamento, de acordo com a RDP). Após conseguir a ciência do coordenador, o aluno poderá dar continuidade ao processo, apresentando o documento ao Registro Acadêmico.

3. Papel das Coordenações de Curso

Os coordenadores de curso, dentre as suas diversas atribuições administrativas, possui um papel simples neste processo: a verificação dos requisitos necessários para o trancamento e a apreciação do requerimento.

Para verificação dos requisitos, o coordenador poderá fazer uso de ferramentas disponíveis no SIGAA, tais como Relatórios e Consultas. Estes relatórios listam os discentes de seu curso, os detalhes de seu curso e permitirão melhorar o processo de verificação de cumprimentos de requisitos.

Estas ferramentas estão disponíveis aos coordenadores no Portal do Coordenador de Curso, nos menus Relatórios e Consultas.

As opções mais importantes neste momento são:

1. Consultas → Estruturas Curriculares: neste relatório você poderá ver todas as estruturas curriculares (ativa e inativas) do seu e dos demais cursos. Obviamente, para efeito de solicitação de turmas o interessante é observar os componentes de seu curso;

2. Relatórios → Discentes → Lista de Ingressantes: Mostra todos os alunos que ingressaram em um determinado ano/semestre;

3. Relatórios → Discentes → Alunos com Percentual de CH Cumprida: Mostra todos os alunos do curso e quais CH cumpridas no curso, e a representação percentual desta CH cumprida com relação a CH total do curso (de sua matriz específica);

O trancamento será feito de forma automática pelo sistema, após 7 dias corridos da solicitação, ou findar o prazo e trancamento definido no calendário acadêmico.

Atualmente o SIGAA não está efetivando o trancamento de forma automática. Para tal, o  coordenador deverá, após dar ciência da solicitação de trancamento (fazer verificação dos requisitos que devem ser obedecidos de acordo com a RDP), comunicar ao RA que o aluno está apto/livre para efetivar o trancamento no sistema. Esta ciência poderá ser feita diretamente no documento gerado pelo sistema (o documento que o aluno deverá levar/entregar no Registro Acadêmico). Assim que o aluno levar o documento gerado pelo sistema ao Registro Acadêmico, e tendo já a ciência do coordenador, o RA poderá efetivar o trancamento no SIGAA.

3.1. Boas Práticas

• Coordenadores devem ficar atentos às regras definidas na RDP;

• Acompanhe os alunos mais antigos no curso, aqueles que estão com disciplinas pendentes ou próximos a concluir o curso;

• NUNCA TENTE DAR UM “JEITINHO”: sempre há um meio dentro da norma para atender aos alunos, basta planejar.

• Não deixar de observar as solicitações até que todas sejam verificadas;

• Lembrar que o aluno é o motivo maior da existência da instituição.

4. Papel dos Registros Acadêmicos

Quando o trancamento for solicitado dentro do prazo estabelecido pelo calendário acadêmico, o RA não possui atividade nenhuma, pois o trancamento será efetivado de modo automático pelo SIGAA.

“O trancamento de matrícula poderá ser realizado excepcionalmente em qualquer época do período letivo por uma das situações relacionadas a seguir:

I - convocação para prestar serviço militar;

II - funcionário público civil ou militar, ou empregado de empresa privada que por razão de serviço, necessita ausentar-se de sua sede compulsoriamente;

III - incapacitação por doença, mediante atestado na forma da Lei;

IV - acompanhamento de cônjuge, ascendentes ou descendentes, para tratamento de saúde;

Parágrafo único. Nas situações previstas no incisos II e IV a solicitação somente será deferida caso o período de afastamento ultrapasse a 25% (vinte e cinco por cento) dos dias letivos previstos para o período letivo.“

(Art. 84 e 149 - RDP)

Para os trancamentos em função de uma das situações descritas nos Art. 84 e 149 da RDP, podendo ser solicitado a qualquer tempo, deverá efetuar a verificação dos documentos comprobatórios de tais situações e, se tudo estiver ok, efetivar o trancamento.

Tanto trancamentos dentro dos prazos do calendário acadêmico, quanto por situações relacionadas nos Art. 84 e 149 da RDP, o discente DEVE apresentar o documento gerado pelo SIGAA (Solicitação de Trancamento de Matrícula), com a ciência do coordenador de curso.

4.1. Boas Práticas

• Ficar atento se o Coordenador já deu ciência da solicitação;

• Atenção redobrada aos casos de trancamentos relacionadas às situações descritas nos Art. 84 e 149 da RDP;

• Não deixar de observar as solicitações até que todas sejam verificadas;

• Lembrar que o aluno é o motivo maior da existência da instituição.