Fluxo do Processo de Criação de Turmas no SIGAA

1. Introdução

Operar o SIGAA é simples, introduzir dados corretos é que se constitui uma dificuldade que só pode ser superada com a ação inteligente dos atores envolvidos no processo.

São três os atores principais deste processo:

1. REGISTRO ACADÊMICO: propõem ações comuns a todos os cursos comuns, a distribuição do espaço físico, a verificação

2. COORDENAÇÃO DE CURSO: determina que turmas devem ser ofertadas bem como o tamanho das turmas. Seu papel é essencial pois dele depende o sucesso das solicitações de matrículas dos alunos;

3. CHEFIA DE DEPARTAMENTO: legalmente, as disciplinas bem como suas turmas são de responsabilidade do departamento. Somente o departamento pode determinar se uma turma será ou não ofertada, apesar da solicitação da coordenação;

A Chefia de Departamento, em nossa instituição, é muitas vezes assumida pelo Chefe DEPE.

2. Papel das Coordenações de Curso

Os coordenadores de curso, dentre as suas diversas atribuições administrativas, possui um importantíssimo papel no processo de criação de turmas. É das coordenações que emana tanto a lista de turmas a serem criadas como os quantitativos de vagas e horários que serão disponibilizados.

Para realizar a solicitação a coordenação deve partir de dois pressupostos:

1. Sugestão de grade básica proposta pela PROEN/RA: Que será composta das disciplinas comuns a outros cursos, cuja escolha apropriada de horário é essencial para que as turmas possam de fato estar disponíveis aos diversos cursos. Naturalmente, estas turmas são aquelas alocadas nos primeiros semestres de cada curso e representam os componentes do ciclo básico, como o caso de Cálculo I, presentes em diversos cursos.

2. Estudo da demanda do curso;

2.1. Estudo de Demanda

A demanda de vagas do curso nada mais é do que uma exposição quantificada das necessidades de vagas em turmas de modo a permitir que cada aluno possa continuar a trilhar o curso. Um dos desafios dos IFES é a manutenção dos alunos, diminuindo a evasão e melhorando a relação ingressante/concluinte.

Ter turmas disponíveis é uma das formas de prover oportunidade ao aluno de conciliar a vida acadêmica e outros interesses pessoais de modo a permitir que o mesmo continue no curso. Favorece também àqueles que, por algum motivo, perderam disciplinas e desejam regularizar-se ou pelo menos não ampliar seu tempo no Instituto Federal.

O estudo da demanda essencialmente depende da sensibilidade do coordenador em observar seus alunos e determinar que disciplinas eles irão cursar no próximo semestre. Mas além da sensibilidade, o SIGAA dispõe de relatórios que podem apoiar este processo. Estes relatórios listam os discentes de seu curso, os detalhes de seu curso e permitirão melhorar o processo decisório.

Estas ferramentas estão disponíveis aos coordenadores no Portal do Coordenador de Curso, especialmente nos menus Turmas, Relatórios e Consultas.

O menu Consultas é o mais importante num momento inicial. As opções mais importantes neste momento são:

1. Consultas → Estruturas Curriculares: neste relatório você poderá ver todas as estruturas curriculares (ativa e inativas) do seu e dos demais cursos. Obviamente, para efeito de solicitação de turmas o interessante é observar os componentes de seu curso. A informação mais importante deste relatório são os códigos dos componentes curriculares, pois eles são essenciais para a solicitação das turmas.

2. Consultas → Turmas (Consulta Geral de Turmas): Aqui podem ser consultadas todas as turmas ofertadas na instituição com condições de filtragem das mais diversas. Pode-se buscar componentes específicos, pelo código ou nome da disciplina e também compor uma lista com todas as turmas que possuem reserva para um determinado curso. Esta lista permite enxergar o panorama atual e permite tomá-lo como base para o planejamento do semestre seguinte;

Este relatório pode indicar necessidade de ampliação ou redução de vagas como nos casos destacados na imagem logo abaixo. A sensibilidade do Coordenador ao realizar a análise do relatório é que permitirá a consolidação destas indicações.

3. Relatórios → Discentes → Alunos Ativos no Curso: Mostra todos os alunos ativos (aptos a realizarem matrícula) no curso, organizados por ano de ingresso (os primeiros alunos são os mais antigos no curso);

4. Relatórios → Discentes → Alunos Pendentes de Componentes Curriculares: Mostra todos os alunos do curso que ainda não foram dados como aprovados em componentes específicos do curso;

5. Relatórios → Discentes → Lista de Insucessos: Mostra, por disciplina ofertada ao curso, todos os casos de insucesso, isto é, reprovações ou trancamentos. Obter os dados dos semestres anteriores permite supor os quantitativos futuros. Obter os números do semestre atual reporta-nos apenas aos trancamentos realizados até o momento da emissão do relatório;

6. Relatórios → Turmas e Componentes Curriculares → Disciplinas Com Mais Reprovações: Mostra, por disciplina ofertada ao curso, todos os casos de reprovação em um semestre específico;

2.2. Criar Turma Sem Solicitação

Essa função permite ofertar turmas para um determinado período letivo ou verão/inverno, levando em consideração as particularidades de cada componente curricular (compreende-se disciplina ou módulo), sem a necessidade de autorização da Chefia. É possível ofertar turmas com diversos cenários: um ou mais docentes, horários semanais flexíveis, horário flexível para o docente etc.

A oferta de turma segue o fluxo básico:

1. Informar dados gerais

2. Adicionar oferta para matriz

3. Definir horário

4. Vincular docente

5. Cadastrar oferta

Para iniciar uma oferta clique no menu Turmas → Criar Turma Sem Solicitação.

Conforme imagem abaixo, será exibida uma lista geral de todas as disciplinas da unidade acadêmica do curso. O primeiro passo é escolher a matriz do componente curricular a ser ofertado. Em seguida selecione o componente curricular clicando no ícone à direita da componente curricular escolhida.

Leia as informações em destaque e confira os dados do componente curricular selecionado.

Na sequência, preencha os campos referentes aos dados gerais da turma. O campos marcados com a “estrela” são de preenchimento obrigatório.

Na grade de horários, marque os horários das aulas nas caixas de checagem ou coloque uma expressão no campo “Expressão do Horário” que automaticamente preencherá a tabela.

Veja como montar a expressão do horário:

• Indique os dias da semana, sendo que cada dia é representado por um número (2 para segunda-feira, 3 para terça-feira e assim sucessivamente).

• Indique o período com uma letra: M matutino; V vespertino; N noturno.

• Por fim, indique o horário das aulas. Cada faixa de horário corresponde a uma hora/aula e é representada por número sequencial (a primeira faixa de horário de cada turno corresponde ao primeiro horário de aula do respectivo turno). Por exemplo: se as aulas forem na terça e quinta, no período matutino, das 07:30 às 08:25 e das 08:25 às 09:20, o horário será expresso da seguinte maneira: 35M12.

Digite a expressão e clique em “Atualizar Grade de Horários” para preencher os horários na grade ou marque as caixas de checagem.

Definido o horário, clique em “Próximo Passo” para vincular o docente.

Turmas com 1 (um) Docente Vinculado

Para vincular um docente em uma turma, primeiro escolha uma das opções:

“Somente da minha unidade” ou “Somente externos”. Digite o nome do docente a ser vinculado e selecione uma das opções listadas pelo sistema. Preencha a carga horária teórica e/ou prática e clique em "Adicionar", o sistema irá adicionar o docente e, em seguida, clique no botão "Próximo Passo >>":

Verifique se os dados da oferta estão corretos e clique em “Cadastrar” para finalizar a oferta. Caso necessário, retorne aos passos anteriores para retificar os dados.

Turmas com Horário Flexível

São aquelas que podem ter diferentes horários ao longo do semestre, os quais serão representados por períodos (que podem ser dois ou mais). Para criar uma turma com horário flexível é necessário que o componente curricular permita essa opção. Na tela de "Horário da Turma" haverá uma nova opção para definir o período do horário dentro do semestre. Pode-se definir quantos períodos forem necessários para a turma, respeitando as regras de horário de turmas e período do semestre.

No exemplo a seguir, o primeiro período (como é mostrado na imagem abaixo) será de 04/08/14 a 31/10/14, onde o horário semanal da turma será segunda e terça-feira nos dois primeiros horários do período matutino.

Definido o primeiro período, este é adicionado ao clicar no botão Adicionar Horário. Na sequência, é definido o segundo período da turma para 03/11/14 a 13/12/14, onde o horário semanal da turma será quarta e quinta-feira, terceiro e quarto horário do período matutino, como é mostrado na imagem abaixo. Mais uma vez, deve-se clicar em “Adicionar Horário” para cadastrar o segundo período.

Adicionados os dois períodos com os respectivos horários, clique em “Próximo Passo”.

Na turma de horário flexível pode ser vinculado dois ou mais docentes. Conforme o exemplo demonstrado, será vinculado um docente em cada período:

O primeiro docente é vinculado à turma com a metade da carga horária total da disciplina. O mesmo acontece com o segundo docente, vinculado ao outro período da oferta, com metade da carga horária total da disciplina. Portanto, a oferta está dividida em dois períodos e com dois docentes vinculados, um para cada período e com a carga horária dividida.

Clique em "Próximo Passo >>" e finalize a oferta clicando em Cadastrar.

Turmas com Dois ou Mais Docentes com Carga Horária Dividida

São turmas em que dois ou mais docentes vinculados terão carga horária dividida (a carga horária total do componente curricular deve ser dividida entre os docentes vinculados à turma ofertada).

Como exemplo, será demonstrada a oferta de Computação Gráfica que possui 48h teóricas e 16h práticas, sendo um docente responsável pela parte teórica e outro pela parte prática.

Após o preenchimento dos dados do componente curricular e seu horário, defina os docentes. Vincule o primeiro docente e informe a carga horária teórica total, 48h, deixando o campo “Prática” em branco.

Clique em “Adicionar”. Repita a mesma operação para outro docente que se encarregará da carga horária prática. Deixe o campo “Teórica” em branco e informe a carga horária prática total, 16h.

Clique em “Adicionar”. Dessa forma os dois docentes estão vinculados à oferta, com a carga horária total do componente dividida entre ambos, como está demonstrado na imagem abaixo.

Turmas com Dois ou Mais Docentes com Carga Horária Compartilhada

São turmas que possuem dois ou mais docentes vinculados com Carga Horária Compartilhada (os docentes podem ser vinculados à turma com a carga horária total do componente curricular).

Como exemplo, será demonstrada a oferta do componente curricular Eletrônica 1 que possui 64h teóricas e será vinculado dois docentes com a carga horária total do componente.

Após o preenchimento dos dados do componente curricular e seu horário, defina os docentes. Vincule o primeiro docente e informe a carga horária teórica total, 64h, deixando o campo “Prática” em branco.

Clique em “Adicionar”. Repita a mesma operação para outro docente informando a carga horária teórica total, 64h, deixando o campo “Prática” em branco. Clique em “Adicionar”.

Observe na imagem acima que dois docentes foram vinculados à oferta, compartilhando a carga horária total do componente. Clique em "Próximo Passo >>" e conclua a oferta.

Turmas Agrupadoras (SubTurmas)

Turmas agrupadoras são usadas nos casos de componentes curriculares que possuem carga horária teórica e prática, sendo que as aulas práticas são ministradas em laboratório e as aulas teóricas em sala de aula. Quando o laboratório não comporta toda a turma é necessário dividi-­la em horários diferentes. Ou seja, são criadas duas ou mais turmas compartilhando o mesmo horário/dia da semana para as aulas teóricas e diferenciando os horários/dia da semana das aulas práticas.

No exemplo a seguir, será adotado o cenário onde deverá ser ofertado o componente curricular Circuitos Lógicos 1, que possui 32h teóricas e 32h práticas, levando em consideração que a sala em que será ministrada a aula teórica comporta 30 vagas e o laboratório onde será ministrada a aula prática comporta 15 vagas. Para atender essa demanda oferte duas turmas agrupadoras (subturmas) com 15 vagas. Defina o horário/dia da semana da aula teórica, que será o mesmo para as duas turmas, e o horário/dia da semana da aula prática, que será diferenciado para as duas turmas. Vincule um docente para a aula prática e outro para a aula teórica.

Seguindo o cenário exposto, oferte uma turma agrupadora seguindo normalmente o fluxo da oferta e no campo “total de vagas” coloque 15.

Na grade de horários, defina o horário da aula teórica (terça, 1º e 2º horários) e o horário da aula prática (quarta, 1º e 2º horários).

Clique em “Próximo Passo” e vincule os respectivos docentes, um para aula teórica e outro para a prática. Primeiro vincule o professor da aula teórica informando a carga horária (16h), como demonstrado na imagem abaixo.

Clique em “Adicionar” e faça o mesmo para o professor da aula prática, informando no campo Prática 32h, conforme imagem abaixo.

Clique em “Adicionar” e, no próximo passo, cadastre a oferta.

Para cadastrar a outra turma agrupadora, Faça a oferta para o mesmo componente curricular seguindo o fluxo normal.

Marque a opção “Turma Agrupadora: A” (repare que, por padrão, está marcado para criar uma “Nova Turma Agrupadora”, o que não é caso).

Atenção, na grade de horários, defina para a segunda turma o horário da aula TEÓRICA, que será o mesmo da primeira turma (terça, 1º e 2º horários) e o horário da aula PRÁTICA, diferente da primeira turma (quarta, 3º e 4º horários).

Clique em “Próximo Passo” e vincule os respectivos docentes, um para aula teórica (mesmo docente da primeira turma) e outro para a prática. Primeiro vincule o professor da aula teórica informando a carga horária (16h), como demonstrado na imagem abaixo.

Clique em Adicionar e faça o mesmo para o professor da aula prática, informando no campo Prática 32h, conforme imagem abaixo.

Clique em “Adicionar” e, no próximo passo, cadastre a oferta.

Observe na imagem abaixo que está ofertada duas turmas, A01 e A02. Os discentes dessas turmas se encontrarão no 1º e 2º horário do período da manhã de terça-­feira (aula teórica), totalizando 30 vagas.

2.3. Cadastrar Solicitação de Turma

A solicitação da turma é a concretização do planejamento do Coordenador: baseado na avaliação e leitura do corpo discente, o coordenador solicita ao departamento que aprove em suas instâncias administrativas e confirme-as no SIGAA.

O cadastro de uma solicitação é feito no menu Turmas → Solicitar Abertura de Turmas Regulares, e é executada em quatro passos, representados por 4 telas no SIGAA:

1. a escolha do componente curricular da turma, seguindo os códigos já obtidos no relatório de estrutura curricular (vide Estudo de Demanda; menu Consultas → Estruturas Curriculares);

2. o pedido de reserva de vagas, consideradas as demandas estudadas;

3. a definição do horário (seja clicando na tabela seja digitando o código do horário);

4. Conformados que todos os dados estão corretos, clique em “Cadastrar Solicitação de Turma”;

Todas as solicitações podem ser visualizadas no menu Turmas → Visualizar Solicitações de Aberturas de Turmas Enviadas. Até que as Chefias as aprovem, é possível alterá-las. As Chefias podem também solicitar alterações que devem ser realizadas pela Coordenação ou mesmo negar o atendimento à solicitação. Assim é importante observar as solicitações durante todo o período de solicitação ou até que todas as suas solicitações estejam aprovadas.

2.4. Boas Práticas

• Observar os semestres anteriores é uma excelente base para iniciar um novo semestre;

• Manter os mesmos horários anteriores;

• Coordenadores devem acordar previamente os horários com os departamentos;

• Coordenadores devem acordar previamente os horários com os docentes;

• Observar codificação de horários e transposição das tabelas do planejamento para o SIGAA;

• Todas as disciplinas da estrutura devem ser ofertadas;

• Considere sempre os históricos de reprovações;

• Estabeleça uma margem de segurança no número de vagas;

• Acompanhe os alunos mais antigos no curso, aqueles que estão com disciplinas pendentes ou próximos a concluir o curso: deles podem surgir demandas específicas;

• NUNCA TENTE DAR UM “JEITINHO”: sempre há um meio dentro da norma para atender aos alunos, basta planejar.

• Não deixar de observar as solicitações até que todas estejam aprovadas;

3. PAPEL DAS CHEFIAS

As Chefias devem avaliar as solicitações dos Coordenadores de curso e tratar de algumas ações administrativas antes de aprová-las no SIGAA. Isto porque, num contexto natural, as turmas devem ser negociadas com docentes e aprovadas em reuniões.

A negociação com os docentes gira em torno do número de vagas por turmas (especialmente nas turmas de laboratórios), dos horários das turmas e do próprio número de turmas que o docente irá assumir. Neste momento a Chefia deve pensar em atender a duas demandas bem específicas e muitas vezes conflitantes:

1. O desejo/necessidade do aluno de cursar aquela disciplina, quer este aluno seja considerado bom, mal, desnivelado, ou o que seja: o aluno é o cliente da Instituição, e exceto aquilo que é ilegal ou não previsto regimentalmente, deve ser considerado de ser atendido. Neste caso o Coordenador do Curso é o porta voz dos discentes e as solicitações geradas devem ser dentro do possível atendidas;

2. O docente deseja otimizar seu tempo para poder conciliar suas atividades de docência com as demais atividades fim da instituição: a Pesquisa e a Extensão;

Concentrar aulas no meio da semana (diminuindo as aulas nas segundas e sextas, e gerando também problemas de alocação de espaço físico), limitar excessivamente o número de vagas, liberar um número de vagas não compatível com o número de alunos (em desacordo com a solicitação da coordenação), concentrar um número de alunos muito maior que a capacidade das salas de aula, são decisões que devem ser evitadas para não forçar a recriação de solicitações tão pouco gerar conflitos nas matrículas dos alunos.

3.1. Avaliar as Solicitações de Turmas

O gerenciamento das solicitações de turmas deve ser feito (no Portal Docente e não pelo Portal do Coordenador de Curso) pelo menu Chefia → Turmas → Gerenciar Solicitações de Turmas → Turmas Regulares.

A Chefia pode realizar diversas ações mediante cada solicitação:

• • A operação Atender Solicitação irá criar uma ou mais turmas a partir das reservas da solicitação selecionada. Ao atender uma solicitação de turma é possível ainda adicionar reservas de vagas para outros cursos na mesma turma desde que exista solicitação aberta do mesmo componente e no mesmo horário.

  • A operação Solicitar Alteração de Horário deve ser executada quando você desejar criar a turma em um horário diferente do que foi solicitado. O departamento não pode alterar o horário da solicitação. Ao solicitar alteração de horário a situação da solicitação ficará "Solicitado Alteração";

  • A operação Adicionar Reserva em Turma Existente deve ser executada quando a Chefia desejar adicionar as reservas da solicitação selecionada em uma turma que já foi criada a partir de outra reserva. Para que seja possível é necessário que a turma seja do mesmo componente curricular da solicitação e tenha o mesmo horário.

  • A operação Visualizar Solicitação de Turma exibe detalhes da solicitação selecionada e, caso esta já tenha sido atendida, da(s) turma(s) criada(s) a partir desta solicitação.

  • A operação Negar Solicitação deve ser executada quando o chefe, por algum motivo, não poderá criar a turma solicitada. Nesta operação ele deve ainda entrar com a justificativa de não poder criar a turma.

Se a decisão for ao sentido atender a demanda da solicitação, a primeira definição do departamento é atribuir o campus, a capacidade da turma e o local. A capacidade deve ser igual ou superior ao total de reservas de vagas nas solicitações; a chefia pode também julgar que a reserva é indevida e atender numa quantidade maior ou menor que a solicitada, basta para tanto alterá-la. O espaço físico, se ainda não estiver definido, deve ser descrito como “a definir”. O espaço físico pode ser alterado no futuro, pelo RA ou pela PROEN.

O departamento deve confirmar o horário no passo seguinte. Caso discorde dos horários a chefia deve Solicitar Alteração de Horário.

Com o horário definido, o departamento pode definir o docente (ou docentes) que ministrará a disciplina. Este passo pode ser feito num momento posterior. Se for executado neste momento deve ser fornecido o nome do docente, a carga horária, as datas de início e fim e os dias em que ocorrerão as aulas. Numa operação natural, fornecido o primeiro nome do docente o sistema trará os nomes dos docentes que iniciam-se com aquele nome. Os demais dados devem ser copiados da parte alta da tela. A maior consequência desta escolha ser feita neste momento é que o nome do doente aparecerá para os alunos no ato da matrícula.

Caso o docente não seja incluído neste momento, poderá ser feito num momento posterior. A consequência deste fato é que as disciplinas não aparecerão para os docentes e os mesmos não poderão, com antecedência, preparar e observar as suas turmas para o semestre seguinte. Também não aparecem para os alunos, que não poderão escolher entre docentes, mas entre turmas.

3.2. Boas Práticas

• Não deixar a tarefa completa sob a responsabilidade dos secretários: eles devem auxiliar mas a decisão é da chefia e do colegiado departamental

• Observar os semestres anteriores é uma excelente base para iniciar um novo semestre;

• Manter os mesmos horários anteriores;

• Departamentos devem acordar previamente os horários com os coordenadores;

• Departamentos devem acordar previamente os horários com os docentes;

• Estabeleça uma margem de segurança no número de vagas;

• Não deixar de observar as solicitações até que todas estejam avaliadas;

• Lembrar que o aluno é o motivo maior da existência da instituição, devem ser ofertadas turmas e vagas necessárias para a sua formação;