As Chefias devem avaliar as solicitações dos Coordenadores de curso e tratar de algumas ações administrativas antes de aprová-las no SIGAA. Isto porque, num contexto natural, as turmas devem ser negociadas com docentes e aprovadas em reuniões.

A negociação com os docentes gira em torno do número de vagas por turmas (especialmente nas turmas de laboratórios), dos horários das turmas e do próprio número de turmas que o docente irá assumir. Neste momento a Chefia deve pensar em atender a duas demandas bem específicas e muitas vezes conflitantes:

1. O desejo/necessidade do aluno de cursar aquela disciplina, quer este aluno seja considerado bom, mal, desnivelado, ou o que seja: o aluno é o cliente da Instituição, e exceto aquilo que é ilegal ou não previsto regimentalmente, deve ser considerado de ser atendido. Neste caso o Coordenador do Curso é o porta voz dos discentes e as solicitações geradas devem ser dentro do possível atendidas;

2. O docente deseja otimizar seu tempo para poder conciliar suas atividades de docência com as demais atividades fim da instituição: a Pesquisa e a Extensão;

Concentrar aulas no meio da semana (diminuindo as aulas nas segundas e sextas, e gerando também problemas de alocação de espaço físico), limitar excessivamente o número de vagas, liberar um número de vagas não compatível com o número de alunos (em desacordo com a solicitação da coordenação), concentrar um número de alunos muito maior que a capacidade das salas de aula, são decisões que devem ser evitadas para não forçar a recriação de solicitações tão pouco gerar conflitos nas matrículas dos alunos.